Att byta fastighetsförvaltare känns ofta som ett större projekt än det faktiskt är. Många styrelser skjuter upp beslutet i åratal, trots att de egentligen inte är nöjda med den service de får. Kanske har kontaktpersonen bytts ut för tredje gången på ett år. Kanske tar det veckor att få svar på enkla frågor. Eller så har avgiftsaviseringen blivit fel – igen.
Oavsett anledning är det här en guide som tar er genom hela processen, från det första samtalet till att den nya förvaltaren är på plats. Vi har försökt göra den så konkret som möjligt, baserad på hur det faktiskt fungerar i praktiken.
Behöver ni verkligen byta fastighetsförvaltare?
Innan ni sätter igång är det värt att ställa sig frågan: är det förvaltaren som är problemet, eller är det en enskild person hos förvaltaren?
Ibland räcker det att byta kontaktperson. De flesta förvaltare har flera team och det går ofta att lösa genom ett samtal med er kundansvarig. Om ni inte har testat det steget först kan det vara värt att börja där.
Men om ni känner igen er i flera av de här punkterna är det troligen dags att titta vidare:
- Ni får inte svar inom rimlig tid (mer än 2–3 arbetsdagar på enkla frågor)
- Årsredovisningen innehåller fel eller kommer sent
- Felanmälningar faller mellan stolarna
- Ni har ingen insyn i vad förvaltaren faktiskt gör
- Priset har höjts utan att servicen förbättrats
- Er kontaktperson byts ut ofta och ingen verkar ha koll på er förening
Om flera av de här stämmer in handlar det sällan om en enskild person – det handlar om hur företaget arbetar.
Steg 1: Kartlägg ert nuvarande avtal
Det allra första ni behöver göra är att gräva fram ert befintliga förvaltningsavtal och läsa igenom det ordentligt. Det låter självklart, men det är förvånansvärt vanligt att styrelser inte riktigt har koll på vad som faktiskt ingår och vilka villkor som gäller.
Titta specifikt efter:
Uppsägningstid. De flesta avtal har 3–6 månaders uppsägningstid, men det varierar. Vissa avtal har 9 månader eller till och med ett år. Om ni missar att säga upp i tid förlängs avtalet automatiskt – ofta med ytterligare 12 månader.
Avtalsperiod. Kontrollera när avtalet löper ut och när ni senast kan säga upp. Räkna baklänges från slutdatumet minus uppsägningstiden, så har ni ert deadline.
Vad som ingår. Gå igenom punkt för punkt vad ni betalar för idag. Det ger er ett bra underlag när ni ska jämföra offerter.
Särskilda villkor. Vissa avtal har klausuler om överlämning, digitalt material eller kostnader vid förtida uppsägning.
Tips: Lägg in en påminnelse i kalendern minst en månad innan sista uppsägningsdatumet. Det är det enklaste sättet att undvika att fastna i ett avtal ni inte vill ha.
Steg 2: Definiera vad ni behöver
Nu är det dags att fundera på vad ni faktiskt vill ha av en förvaltare. Det är lätt att tänka ”samma som nu men bättre”, men ta tillfället i akt att fundera lite bredare.
Förvaltning delas vanligtvis in i två huvuddelar:
Ekonomisk förvaltning – bokföring, årsredovisning, avgiftsavisering, budgetuppföljning, deklarationer och kontakt med revisorn. Det här är grundstommen som alla föreningar behöver.
Teknisk förvaltning – tillsyn av fastigheten, felanmälan, OVK-besiktningar, underhållsplanering, energioptimering och upphandling av entreprenörer. Behovet varierar beroende på fastighetens ålder och skick.
Utöver detta kan ni behöva:
- Fastighetsskötsel (trappstädning, grönytor, snöröjning)
- Jour dygnet runt för akuta ärenden
- Juridisk rådgivning
- Digital portal för styrelsearbetet
Skriv ner en lista på vad ni har idag, vad ni saknar och vad ni skulle kunna klara utan. Den listan blir ert underlag för offertförfrågningar.
Steg 3: Be om offerter
Kontakta minst tre förvaltare och be om offert. Det ger er både prisreferenser och en känsla för hur olika företag arbetar.
Här är några saker att tänka på när ni väljer vilka ni kontaktar:
Lokal närvaro. En förvaltare som finns i samma stad som er fastighet kan vara på plats snabbare vid akuta ärenden. Det spelar särskilt stor roll för den tekniska förvaltningen och jouren.
I Stockholm finns exempelvis Fastighetsförvaltning Stockholm som erbjuder komplett teknisk och ekonomisk förvaltning med lokal närvaro i hela länet. I Uppsala, Knivsta och Tierp är Fastighetsförvaltning Uppsala ett alternativ med liknande upplägg och stark lokal förankring.
Storlek. Stora förvaltare som HSB, SBC och Riksbyggen har breda resurser men ni riskerar att bli ett ärende bland tusentals. Mindre förvaltare erbjuder ofta mer personlig kontakt men kan ha begränsad kapacitet. Fundera på vad som passar just er förening.
Specialisering. Vissa förvaltare fokuserar på en viss typ av fastighet eller en viss stadsdel. Det kan vara en fördel om de redan känner till de utmaningar som just er typ av fastighet har.
Vad en bra offert bör innehålla:
- Tydlig specifikation av vad som ingår och vad som kostar extra
- Fast pris per lägenhet och månad (inte bara ett klumppris)
- Villkor för uppsägning av det nya avtalet
- Beskrivning av överlämningsprocessen
- Namn på er tänkta kontaktperson
Om en förvaltare inte kan ge er en tydlig offert med dessa punkter är det i sig en varningssignal.
Steg 4: Jämför och besluta
Nu har ni förhoppningsvis tre offerter att jämföra. Och här kommer det viktigaste rådet i hela den här guiden: titta inte bara på priset.
En förvaltare som kostar 50 kronor mer per lägenhet och månad men som aktivt arbetar med energioptimering kan spara föreningen hundratusentals kronor per år. En förvaltare som fångar upp underhållsbehov tidigt kan förhindra kostsamma akutåtgärder.
Jämför istället på dessa punkter:
- Vad ingår faktiskt i priset?
- Hur ser deras digitala verktyg ut – får ni insyn i realtid?
- Hur snabbt lovar de att svara på frågor?
- Hur hanterar de jour och akuta ärenden?
- Hur ser deras referenslista ut – kan ni ringa andra föreningar?
- Vad säger befintliga kunder? Kolla Reco, Google Reviews och fråga i BRF-grupper på Facebook
Beslut i styrelsen. Att byta förvaltare är ett styrelsebeslut – ni behöver inte kalla till extrastämma. Styrelsen har mandat att teckna avtal för föreningens löpande förvaltning. Protokollför beslutet på ett ordinarie styrelsemöte.
Steg 5: Säg upp det gamla avtalet
När ni har bestämt er för en ny förvaltare är det dags att säga upp det befintliga avtalet. Gör det skriftligt – alltid.
Skicka uppsägningen via:
- E-post till er kontaktperson OCH till förvaltarens officiella e-postadress (som står i avtalet)
- Rekommenderat brev som backup – det ger er bevis på att uppsägningen skickats
Uppsägningen behöver inte vara lång. Den bör innehålla:
- Föreningens namn och organisationsnummer
- Avtalsnummer (om det finns)
- Datum för uppsägning
- Önskat slutdatum
- Kontaktuppgifter till styrelsen
De flesta nya förvaltare hjälper er med uppsägningen om ni vill – det ingår ofta i deras överlämningsprocess. Be om det.
Steg 6: Överlämningen
Det här steget oroar många styrelser i onödan. I praktiken sköter den gamla och den nya förvaltaren det mesta sinsemellan. Er roll är att ge den nya förvaltaren en fullmakt så att de kan begära ut material.
Vad som ska lämnas över:
- Bokföring och verifikationer (oftast digitalt)
- Medlemsförteckning och lägenhetsregister
- Befintliga avtal (hissavtal, städavtal, försäkringar med mera)
- Nycklar och passersystem
- Underhållsplan och statusbedömningar
- Pågående ärenden och felanmälningar
- Korrespondens med myndigheter (OVK-protokoll, radonmätningar etc.)
Tidplan. Räkna med att överlämningen tar 2–4 veckor efter att det gamla avtalet löpt ut. Under den perioden kan det finnas en viss överlappning, och det är helt normalt.
Tips: Be den nya förvaltaren om en skriftlig checklista för överlämningen. Seriösa företag har redan en färdig process.
Steg 7: De första månaderna med ny förvaltare
Ni har bytt, materialet är överlämnat och den nya förvaltaren har tagit över. Nu börjar den viktigaste fasen – inkörningsperioden.
Boka ett uppstartsmöte. Gärna fysiskt, i fastigheten om möjligt. Visa runt, berätta om husets historia och peka ut de saker ni vet behöver åtgärdas. Det ger förvaltaren en helt annan förståelse än att bara läsa papper.
Var tillgängliga. De första veckorna kommer förvaltaren ha frågor. Det är ett gott tecken – det betyder att de försöker förstå er förening på djupet.
Ge det tid. Det tar minst 3–6 månader innan en ny förvaltare har full koll på alla detaljer i er förening. Döm inte efter den första månaden.
Vad kostar det att byta?
I de allra flesta fall kostar själva bytet ingenting utöver den tid styrelsen lägger ned. Ni betalar förstås för den nya förvaltarens tjänster, men det finns sällan några överlämningskostnader.
Undantag kan finnas om:
- Ert gamla avtal har en klausul om förtida uppsägning
- Ni vill avsluta mitt i en pågående avtalsperiod
- Det finns pågående projekt som behöver avslutas eller överlämnas
Vanliga misstag att undvika
Vänta för länge. Det vanligaste misstaget är att skjuta upp beslutet. Varje månad med en förvaltare som inte levererar är en månad där er fastighet inte sköts optimalt.
Missa uppsägningstiden. Sätt den kalenderpåminnelsen. Gör det idag.
Välja enbart på pris. Den billigaste förvaltaren är sällan den bästa. En duktig förvaltare tjänar in sin egen kostnad genom bättre avtal, lägre energikostnader och färre akuta reparationer.
Inte kontrollera referenser. Ring minst två av förvaltarens befintliga kunder. Fråga specifikt om tillgänglighet, svarstider och hur de hanterar problem.
Glömma K3. Från och med 2026 ska alla bostadsrättsföreningar redovisa enligt K3-regelverket. Det påverkar hur avskrivningar och underhållsfond redovisas. Se till att er nya förvaltare har erfarenhet av K3 – det är inte trivialt. Läs mer om regeländringen hos Bokföringsnämnden.
Checklista: Byta förvaltare
☐ Gräv fram och läs igenom ert befintliga avtal
☐ Notera uppsägningstid och sista datum för uppsägning
☐ Skriv ner vad ni behöver (ekonomisk, teknisk, jour, skötsel)
☐ Kontakta minst tre förvaltare och be om offert
☐ Jämför offerterna – inte bara pris utan service, verktyg och referenser
☐ Fatta beslut i styrelsen och protokollför
☐ Säg upp det gamla avtalet skriftligt (e-post + rekommenderat brev)
☐ Ge den nya förvaltaren fullmakt för överlämning
☐ Boka uppstartsmöte i fastigheten
☐ Följ upp efter 3 och 6 månader
| Fas | Tidsåtgång | Vad som händer |
|---|---|---|
| Kartlägg avtalet | Vecka 1 | Läs igenom avtal, notera uppsägningstid och slutdatum |
| Be om offerter | Vecka 1–3 | Kontakta minst tre förvaltare, boka möten |
| Jämför och besluta | Vecka 3–4 | Utvärdera offerter, ring referenser, fatta styrelsebeslut |
| Säg upp gamla avtalet | Vecka 4 | Skicka skriftlig uppsägning (e-post + rek. brev) |
| Uppsägningstid | 3–6 månader | Avtalet löper ut, förbered överlämning |
| Överlämning | 2–4 veckor | Material, nycklar och bokföring flyttas till nya förvaltaren |
| Inkörning | Månad 1–3 | Uppstartsmöte, ny förvaltare lär känna fastigheten |
Sammanfattning
Att byta fastighetsförvaltare tar normalt 2–4 månader från beslut till att den nya förvaltaren är på plats. Det kräver lite arbete från styrelsen, framför allt i uppstarten, men i längden handlar det om att er fastighet ska skötas av någon som faktiskt levererar.
Det viktigaste steget är det första: att bestämma sig för att det är dags. Resten är logistik.
Denna artikel har skrivits i samarbete med Fastighetsförvaltning Stockholm och Fastighetsförvaltning Uppsala.